BLOG | 15 juni 2022

Waarom is er ondanks EDI nog zoveel handmatige order entry? Hoe kan je dit oplossen?

Home » Waarom is er ondanks EDI nog zoveel handmatige order entry? Hoe kan je dit oplossen?

Driver-App. EDI, Automatische Order Invoer

Samenvatting

  • Afscheid nemen van handmatige acties belangrijk voor margebehoud en efficiency
  • Met EDI kan je deel van je orders automatisch verwerken
  • Veel opdrachtgevers hebben andere prioriteiten en kunnen daarom geen EDI inregelen
  • Met de Automatische Order Invoer-module ben je niet afhankelijk van medewerking opdrachtgevers
  • Standaard koppelingen met bekende TMS- & WMS-systemen
  • Verdubbel het aantal orders dat automatisch wordt geconverteerd na een snelle implementatie

Concurrentie binnen transport en logistiek vraagt om efficiënte processen. Zeker nu krapte op de arbeidsmarkt de nodige uitdagingen met zich meebrengt. Om grip te houden op stijgende kosten en margebehoud is het automatiseren van orderprocessen een deel van de oplossing. Door afscheid te nemen van handmatige acties is er meer tijd voor medewerkers om waarde toe te voegen. 

Vervoerders verwerken honderden tot duizenden orders per dag en het laatste wat zij willen is achterstanden. Piekbelasting zet de orderverwerking op sommige momenten onder enorme druk. Om succesvol te kunnen opereren dien je orders snel in je transport of warehouse management systeem te hebben staan. Alleen zo heb je direct zicht op de te verwachten omzet en kan je de planning goed optimaliseren. 

Een snelle en correcte orderverwerking is de backbone van je business en de verbindende schakel tussen klant en operatie. Toch verwerken veel logistieke bedrijven een significant deel van hun orders handmatig. Is dat nog wel nodig? Het overtypen van informatie leidt tot vertragingen en fouten. Zonder real-time data heb je als logistiek dienstverlener zwarte gaten in je proces. En dat terwijl je op zoek bent naar efficiency en een optimale planning. Hoe zorg je ervoor dat de orderinvoer afdeling een controlerende functie krijgt en de planners direct kunnen gaan plannen?

EDI als basis

EDI is de afkorting van Electronic Data Interchange. Met deze techniek kan je elektronisch gegevens uitwisselen, zoals bijvoorbeeld orderdata. Het voordeel van werken met EDI is dat de softwaresystemen van de verzender en ontvanger dezelfde taal spreken. Dit leidt tot minder fouten in de orderverwerking, omdat er geen data overgetypt dient te worden. Ook versnelt het de verwerking van orders, want de uitwisseling van data verloopt volledig elektronisch.

"Het inregelen van EDI-koppelingen vraagt om tijd van opdrachtgevers. Die prioriteit en tijd is er vaak niet."

Emma MagerBosDaalen
Bekijk business case

EDI vaak niet te realiseren met iedereen

De keerzijde van EDI is dat klanten wel moeten meewerken aan de implementatie die tijd en geld kost. Hier schort het helaas in de praktijk nog wel eens aan. Bij veel logistieke bedrijven zijn EDI-koppelingen gerealiseerd met grote klanten. Dit is het zogenoemde laaghangende fruit. De grote uitdaging is dat vervoerders met veel partijen samenwerken. Bij middelgrote opdrachtgevers zie je met regelmaat weerstand: ze hebben begrijpelijkerwijs andere IT-prioriteiten, vinden de implementatie (ontwikkelen en testen) te veel tijd kosten en zien geen voordelen gezien de benodigde kritische massa. Vervoerders zijn afhankelijk van de medewerking van verladers. Gelukkig is er een andere en snelle oplossing.

Niet afhankelijk zijn van opdrachtgevers

Verladers hebben in de praktijk hun eigen processen en formats. Ze hebben ook vaak niet de tijd om mee te werken met het realiseren van EDI-verbindingen. De IT-budgetten die er zijn worden besteed aan de kernactiviteit voor hun groei en dat is handel. Partijen actief in de logistiek zijn op zoek naar een oplossing die aansluit bij de werkwijze van verladers. Met de Automatische Order Invoer module heb je de klant of verlader niet nodig voor het inregelen. Dit past precies binnen de ambitie van logistieke bedrijven om dienstverlener te zijn, ook voor het zorgeloos real-time delen van data. 

Een flexibele oplossing die verschillende bestandsformaten direct inleest, controleert, verrijkt en omzet naar een order in je TMS- of WMS-systeem.

"Met de Automatische Order Invoer module kan je snel afscheid nemen van handmatige acties en het aantal orders dat je automatisch verwerkt significant verhogen. En de klant krijgt ook direct een bevestiging dat de order in de planning is opgenomen. "

Frank ErtemeijerSimply Deliver

Snel geïmplementeerd

Tijdens het implementatieproces wordt gezocht naar de grote stromen waar direct impact gemaakt kan worden. Vaak zie je dat 80% van de orders van 20% van de klanten komen. Aan de hand van templates worden ingestuurde orders correct ingelezen. Zo hebben orders van dezelfde klant altijd een eenduidige structuur, waardoor het inlezen kinderspel wordt. Door de jarenlange ervaring binnen de logistiek herkent Simply Deliver veel orderdocumenten (transportopdrachten, cmr, B/l, mrn, purchase order, manifest, vrijstelling etc.). Veel vervoerders werken ook met hetzelfde logistieke systeem wat leereffecten met zich meebrengt op zowel inlezen als integratiestandaardisatie. Nadat de basis is opgezet, kan het automatisch converteren beginnen. Orders lopen zo vanuit de mailbox je eigen planningssysteem in. 

De 3 stappen van de Automatische Order Invoer-module

EDI

Stap 1: Upload transportorder -> sleep het PDF-, Excel- of Word-document in het portal

Als je dit een tijdje gedaan hebt en op het systeem vertrouwt, activeer je de automatische orderverwerking. Dan hoef je dus niet meer te slepen en gaat het 100% automatisch.

EDI

Stap 2: Converteer informatie automatisch -> het systeem herkent alle transportdata, checkt de kwaliteit, past informatie aan en verrijkt het met logistieke plan/order informatie (die nu in de koppies van de mensen zit). Alleen de orders die niet door de kwaliteitsprocessen komen, worden getoond in het dashboard van de planner / service desk zodat zij gelijk actie kunnen ondernemen.

EDI

Stap 3: Klaar om te verzenden -> het systeem zet de orderdata om en verzendt het naar het back-officesysteem TMS/WMS.

Standaard koppelingen

Het succes van automatisch converteren schuilt in de bekendheid met alle logistieke documenten en de standaard koppelingen met een groot aantal TMS & WMS-systemen in de markt, zoals bijvoorbeeld ART systems van Transpas, Boltrics, Bluejay en Softpak etc. Dit betekent dat we binnen 4-8 weken al concrete resultaten bieden en de mensen op de orderinvoer niet langer informatie hoeven over te typen. Stel je eens voor wat zij kunnen doen met de tijd die vrijkomt.

“De Automatische Order Invoer-module heeft standaard TMS/WMS-integraties en kan je inregelen zonder hulp van klanten. Als het bij onze branchegenoten werkt, werkt het ook bij ons.”

Audrey ZuiderwijkH.Z. Logistics
Bekijk business case

Ben jij klaar voor het multipliereffect?

Of je nu op zoek bent naar een verdubbeling van het aantal automatisch geconverteerde orders of een oplossing zoekt voor de laatste 20%, met de Automatische Order Invoer-module kan je je orderverwerking snel een boost geven. Wij noemen dat het multipliereffect. Wil jij ook aan de slag met het automatisch converteren van orders? We laten je graag een demo zien met een door jou aangeleverde klantorder. 

Meer weten?
Neem contact op
Meer weten?
Neem contact op
Mitchel van der Meulen, simply deliver product owner

Simply Deliver. Time to simplify.

Vraag demo aan

Vul het onderstaande formulier in voor een demo-aanvraag.

Of neem contact op

Wilt u ook meer orders verwerken met het huidige team?

Neem dan contact op met één van onze AOI-specialisten.