Van der Heijden creëert rust met klantenportaal
KLANTCASUS
Van der Heijden case in het kort
- Ruim 1.000 orders per dag
- Customer serviceafdeling onder druk
- Nieuw Transpas-TMS vraagt om klantenportaal
- Client portal binnen 6 weken live
- Flexibel in te richten real-time statusupdates
- Flinke tijdsbesparing: minder telefoontjes en e-mails
- Straks ook klanten van de klant real-time inzicht
- Klanten zelfredzaam in portaal
“Op klantniveau kunnen we ook nog eens aangeven wat voor statusupdates real-time verstuurd worden. De ene klant wil veel informatie, de andere alleen proof of delivery. Wat mij betreft is die flexibiliteit ook het succes van dit klantenportaal: je kunt iedereen geven wat hij of zij nodig heeft”
Roy van der HeijdenVan der Heijden
Van der Heijden is een familiebedrijf dat sinds 1932 actief is in transport en warehousing. Het bedrijf staat onder leiding van de 3e generatie en is uitgegroeid tot een organisatie met 165 medewerkers. Dagelijks zijn de chauffeurs internationaal onderweg met ruim 110 moderne, veilige en milieubewuste trucks. Naast transportmiddelen beschikt van der Heijden over faciliteiten voor op- en overslag, emballage en orderpicking.
Roodgloeiende telefoons
Een speerpunt naar de toekomst is het ontzien van medewerkers. Roy van der Heijden vertelt over al het handmatige werk: “Je kunt je voorstellen dat wij met ruim duizend orders per dag veel informatie moeten delen. De telefoon op de customer serviceafdeling stond letterlijk roodgloeiend. Op sommige momenten moest ons team nog zoveel mailtjes beantwoorden, dat dit tot frustraties leidde. Een onwenselijke situatie.”
Client portal
specialist
Excellente service staat voorop bij de logistiek dienstverlener. Daarom heeft Van der Heijden onlangs een nieuw Transport Management Systeem (TMS) aangeschaft. “Bij een TMS-systeem als Transpas hoort natuurlijk ook een next level klantenportaal. Zo’n systeem moet gemakkelijk informatie uit ons TMS & WMS kunnen ontsluiten. In de markt werden we getipt over Simply Deliver. We waren echt op zoek naar een specialist die de focus heeft op logistieke client portals. Tijdens de demo zagen we al snel dat Simply Deliver de juiste partij was om mee in zee te gaan. Naast de uitgebreide standaard beschikbare functionaliteiten sprak hun trackrecord met Transpas-koppelingen voor zich”, legt Roy uit.
Binnen 6
weken live
Roy had haast en wilde snel live: “Dat is ook gelukt. De korte lijntjes met het Simply Deliver-team hebben daar zeker aan bijgedragen. Ook als je een mail naar de supportafdeling stuurt, heb je binnen een paar uur een oplossing. Je merkt gewoon aan alles dat de consultants ervaring met logistieke oplossingen hebben. Deze standaard oplossing is snel ingericht op basis van onze wensen. De integratie met Transpas is echt supergoed. Middels standaard berichten wordt informatie snel en foutloos uitgewisseld. In een markt die snel verandert, heb je een partner nodig die openstaat voor nieuwe ideeën en door wil pakken. Die hebben we met Simply Deliver gevonden.”
Overzicht
in portal
Nu het klantenportaal live is, plukken ook de klanten de vruchten constateert Roy: “Het begint al met de orderinvoer. Klanten kunnen gemakkelijk orders in het klantenportaal zetten en belangrijke informatie zoals bijvoorbeeld pdf-bestanden meesturen. Ook kunnen zij zendingen tracken & tracen met milestone informatie en CMR’s downloaden. Op klantniveau kunnen we ook nog eens aangeven wat voor statusupdates real-time verstuurd worden. De ene klant wil veel informatie, de andere alleen proof of delivery. Wat mij betreft is die flexibiliteit ook het succes van dit klantenportaal: je kunt iedereen geven wat hij of zij nodig heeft.”
Flinke
tijdsbesparing
“Met real-time informatievoorziening richting klanten ontvangen we veel minder telefoontjes en e-mails. Daar besparen we veel tijd mee en het geeft rust op de customer service. Hierdoor hebben we meer tijd om het proces te bewaken. Het geeft gewoon veel meer richting aan de dag en scheelt veel frustraties bij onze medewerkers. In deze arbeidsmarkt wil je mensen behouden door een fijne werkplek te bieden. Met het kantenportaal ontzorgen we klanten en kunnen we een service bieden die hun verwachtingen overtreft. Zo realiseren wij blije klanten en medewerkers”, vertelt Roy enthousiast.
Killer
functionaliteit
Nu Van der Heijden live is, kan het klantenportaal verder ingericht worden voor maximale ondersteuning. Roy legt uit: “Op korte termijn gaan wij klanten en klanten van klanten automatisch informeren over statussen op de manier hoe zij dat willen. Of dat nu per mail, Whatsapp of SMS is, dat maakt niet uit. Als bijvoorbeeld de aflevertijd verschuift, wil je dit proactief aan alle betrokkenen communiceren. De klant kan in het portaal aangeven wie deze berichten moeten zien en aan wie berichten verstuurd moeten worden. Hiermee worden de klanten volledig zelfredzaam en zijn wij volledig transparant. Ik ben ervan overtuigd dat we met deze flexibiliteit en functionaliteiten hoge ogen in de markt gaan gooien.”
Heeft u vragen?
Wij horen graag van u.
Of neem contact op
Heeft u vragen? Neem dan contact op met onze specialist.
Frank Erftemeijer
Mitchel van der Meulen
Heeft u vragen?
Wij horen graag van u.
Of neem contact op
Heeft u vragen? Neem dan contact op met onze specialist.
Frank Erftemeijer
