Rosendaal Transport boekt tijdswinst met AOI-module
KLANTCASUS
Rosendaal Transport case in het kort
- 500 orders per week met meerdere stops
- Handmatige orderverwerking kost veel tijd
- Binnen enkele weken live
- In 4 weken eerste klanttemplates live
- Geen typfouten meer en dus geen foutvracht
- Meer tijd voor maken optimale planning
- Doel is 40% van alle orders automatiseren
- Geen achterstanden meer en dus op tijd naar huis
“Sinds we automatisch converteren merk ik dat ik met regelmaat de deur eerder achter me dicht trek.”
Bram HilhorstRosendaal Transport
Rosendaal Transport is opgericht in 1925 en gespecialiseerd in wegvervoer in de Benelux, Engeland en Duitsland. Met een veelzijdig wagenpark en eigen warehouse biedt zij klanten op maat gesneden logistieke diensten. Het merendeel van de 500 wekelijkse multistop orders wordt nog handmatig verwerkt. Dit brengt de nodige werkdruk met zich mee. Het kopiëren en plakken van informatie vraagt om een nauwgezette werkwijze. Helaas is een foutje zo gemaakt.
De logistiek dienstverlener hecht veel waarde aan het automatiseren van processen. Toen een flyer van Simply Deliver bij Rosendaal Transport op de mat viel, twijfelde Transportplanner Bram Hilhorst geen moment: “Tijdens de demo had ik direct het gevoel dat we met de Automatische Order Invoer module tijdswinst konden boeken. We zitten met een team van 7 op kantoor en de werkdruk is hoog. Wanneer er iemand vrij is, blijven er zaken liggen. Als we de orderinvoer kunnen automatiseren, komt er ruimte voor het uitvoeren van andere werkzaamheden.”
Hoge werkdruk
Eigenlijk zagen we bij Rosendaal Transport een bekend proces. Orders komen per e-mail binnen en de informatie wordt vervolgens overgetikt in het Transport Management Systeem (Transpas). Het knippen en plakken van informatie is een foutgevoelig proces. “Juist door de hoge werkdruk werd de orderinvoer op piekmomenten afgeraffeld. Dit leidde met regelmaat tot fouten. Een verkeerde referentie is snel opgelost, maar fouten met afleveradressen kan echt tot problemen leiden en je planning overhoopgooien”, vertelt Bram.
Soepele
implementatie
Wij komen bij veel logistieke dienstverleners over de vloer. Met regelmaat horen wij dat veel IT-projecten vertragen. Derhalve werken we bij Simply Deliver met standaard modules die snel geïmplementeerd worden. Des te leuker om te horen wanneer Bram dit ook zo ervaart: “De implementatie ging heel soepel en snel. Binnen 4 weken stond de basis er en na wat finetunen liepen de eerste orders automatisch door. De korte lijntjes met het Simply-team vind ik bijzonder prettig. Als we vragen hebben of tegen zaken aanlopen, wordt het snel opgepakt. Zo is er een app-groep waarin we direct communiceren en Implementatie Consultant Jonathan Gerad pakt alles direct op. Dat werkt bijzonder prettig.”
Orderdata doorsturen
naar Transpas
Simply Deliver maakt gebruik van standaard verbindingen met de bekende TMS- en WMS-systemen. Hierdoor kunnen orders direct en zonder vertraging het planningssysteem ingeschoten worden. “Op dit moment slepen we e-mails en pdf’jes middels ‘drag & drop’ in de Simply module. Hier wordt de orders ingelezen en vervolgens doorgestuurd naar Transpas. Wanneer we het proces volledig in de vingers hebben en vertrouwen hebben in correcte orderverwerking, gaan we gebruik maken van een mailadres. Daar sturen wij binnenkomende orders aan door, waarna ze automatisch worden omgezet naar orderdata in ons systeem. Uiteindelijk is het doel dat orders door het systeem worden gecontroleerd en waar nodig verrijkt met ontbrekende informatie”, vertelt Bram enthousiast.
Ruim 20% al
geautomatiseerd
Rosendaal Transport is voortvarend uit de startblokken geschoten. Van de 500 orders per week lopen er nu al 100 via de AOI-module. Bram vertelt over de aanpak: “Automatisch converteren werkt voor ons geweldig voor ingewikkelde orders. Sommige orders hebben tussen de 10 een 15 stops en daar ging veel tijd inzitten. Een collega van mij was daar op sommige dagen wel anderhalf uur mee bezig. Dat is nu nog maar een werkje van 10 minuten, wat ook nog eens zonder fouten gebeurt. Ik verwacht dat wij totaal 40% van alle orders via het systeem gaan laten lopen. We mikken op eenvoudige orders die vaak komen en op orders die veel tijd kosten om handmatig te doen.”
Zelfstandig
aan de slag
Tijdens de implementatie en adoptie van de Automatische Order Invoer module helpt het Simply Deliver-team met de inrichting van klanttemplates. Hiermee worden orders ingelezen, zodat deze succesvol omgezet kunnen worden naar orderdata in planningssystemen. Het doel is natuurlijk dat klanten dit zelfstandig kunnen doen. Bram is er klaar voor: “Ik ben er vrij handig in. Ik mik echt op klanten en orders waar veel tijd in gaat zitten. Per klant maken we de afweging of het systeem voldoende tijdwinst oplevert.”
Eerder
naar huis
Al met al is Bram te spreken over de AOI-module: “Simply Deliver heeft echt de verwachtingen waargemaakt. We boeken veel tijdswinst op complexe orders en hebben nu meer tijd over voor andere zaken, zoals het maken van een optimale planning. Immers order data staat nu eerder en correct in het systeem. Sinds we automatisch converteren merk ik dat ik met regelmaat de deur eerder achter me dicht trek. Dan weet je gewoon dat zo’n module conform belofte werkt.”
Heeft u vragen?
Wij horen graag van u.
Of neem contact op
Heeft u vragen? Neem dan contact op met onze specialist.
Frank Erftemeijer
