Smeets Ferry bespaart tonnen en creëert rust door automatisering order-entry proces

Logistiek dienstverlener Smeets Ferry heeft een softwareleverancier gevonden op wie het 100% durft te vertrouwen: Simply Deliver. “Ze hanteren een pay-per-use-model waarbij je pas voor een softwarecomponent gaat betalen als deze ook echt werkt”, vertelt CEO Laurens Smeets. De eerste module, de Simply Converter, is inmiddels live en levert het bedrijf al direct “tonnen aan besparingen” op. En misschien nog wel belangrijker: het zorgt voor rust in de organisatie.

Om topkwaliteit te leveren en voor te blijven op de concurrentie, moet je als logistiek dienstverlener continu blijven innoveren, stelt oprichter en CEO Laurens Smeets. “Trucks en trailers worden bij ons om de vier jaar vervangen, personeel wordt jaarlijks uitgebreid getraind en we investeren fors in onze telematica en softwaresystemen.” Het Transport Management Systeem waar Smeets Ferry al meer dan twintig jaar mee werkt is in de loop der jaren al vele malen aangepast aan de veranderende omstandigheden en wensen van het bedrijf. “Je moet met je systemen inspelen op nieuwe ontwikkelingen, maar dat heeft me tot nu toe wel ontzettend veel geld

gekost. Het vervelende van IT is ook dat je van tevoren nooit precies weet hoeveel het gaat kosten en dat het altijd duurder uitpakt dan verwacht.”

“We hebben echt vertrouwen in de mensen van Simply Deliver gekregen”

Geen opstartkosten

Met Simply Deliver zegt Laurens Smeets voor het eerst een IT-leverancier te hebben gevonden waarbij hij wel grip heeft op de kosten. “Ze hebben hun software opgeknipt in standaard componenten die je plug&play vanuit de cloud kunt installeren, dus zonder langdurige implementatie of hoge opstartkosten. De software is bovendien heel eenvoudig en intuïtief opgezet dus een gebruikerstraining of handleiding is amper nodig. Maar het allermooiste is dat je betaalt naar gebruik. Zolang de software niet werkt zoals jij wilt, betaal je dus geen cent en ligt de druk om het op te lossen bij het softwarehuis. Dat is voor mij hét grote verschil met alle andere IT-aanbieders; daar ben je vaak al duizenden euro’s kwijt voordat je überhaupt een scherm hebt gezien. ”

EDI veel te duur

De eerste module van Simply Deliver die Smeets Ferry in gebruikt heeft genomen is de ‘Simply Converter’, een tool voor het automatisch omzetten en inlezen van documenten uit een email naar het eigen order management systeem. Voor een aantal grote klanten gebruikt Smeets EDI, maar het gros van de orders komt via de mail binnen, met daarbij een PDF, Excel of Word-bestand. “We kunnen klanten wel vragen om een order op een voor ons gestandaardiseerde manier aan te leveren, maar daar hebben ze vaak helemaal geen zin in en heeft ook geen enkele prioriteit op hun IT-afdelingen.”

Snel terugverdiend

De investering in de Simply Converter heeft hij snel weer terugverdiend, heeft Laurens Smeets becijferd. “Voorheen zaten bij ons twee mensen fulltime orders in te voeren waarbij er, dat is nu eenmaal onvermijdelijk, regelmatig tikfouten werden gemaakt. Het kleinste foutje kon daarbij al grote gevolgen hebben. Het verkeerd invoeren van een referentienummer voor het laden kan ervoor zorgen dat een chauffeur op een locatie urenlang vertraging oploopt. Hierdoor lopen vervolgritten ook in de soep en zijn mensen de hele dag druk met herplannen en het te woord staan van geïrriteerde klanten. Met de converter kunnen we deze faalkosten flink reduceren. We creëren rust en maken nuttiger gebruik van onze mensen Die kunnen zich bezig houden met optimaliseren van ritten en het voorkomen van lege kilometers. Wat we hiermee besparen loopt waarschijnlijk in de tonnen en leidt tot meer tevredenheid bij klanten en bij personeel.”

“Ik geloof in de filosofie van Simply deliver, het is precies wat onze markt nodig heeft”

Vervolgstappen

Omdat de eerste kennismaking zo goed is bevallen, is Smeets vastberaden om ook andere modules van Simply Deliver in gebruik te gaan nemen. De eerstvolgende is de ‘tarievenmodule’ waarmee het bedrijf bij een offerteaanvraag snel de bijbehorende prijs kan berekenen. “Het belangrijkste voor mij is dat ik een partner heb gevonden op wie ik kan vertrouwen met commitment. De mensen van Simply Deliver komen met frisse ideeën en denken met je mee. Je hele bedrijf is afhankelijk van IT dus je moet zeker weten dat leveranciers doen wat ze beloven. Het pay-per-use-model zorgt ervoor dat je alleen betaalt voor iets dat ook zeker werkt. En zo hoort het ook. Als ik een nieuwe truck koop weet ik vooraf toch ook precies wat hij kan en wat hij kost.”

Bedrijf:                         Smeets Ferry

Opgericht                     1988 (door Laurens Smeets)

Sector:                         logistiek/expeditie/ferry

Hoofdkantoor:             Alblasserdam (met nevenvestigingen in Polen en het VK)

Aantal medewerkers:   40 (kantoor), 300 (chauffeurs)

Aantal trucks:               160

Aantal trailers:             400