Kotra Logistics houdt hoofd koel met AOI-module
KLANTCASUS
Kotra case in het kort
- 400.000 orders per jaar
- Veel grote en uitdagende orders
- Demo met ‘eigen data’
- Klantspecifieke orderverwerking
- Integratie met Transpas
- Al 25% geautomatiseerd
- Efficiënter orderproces
- Tijd om betere planning te maken
“Het is heel simpel: met de Automatische Order Invoer module hebben we een efficiënter orderproces. We zijn hiermee klaar voor toekomstige groei.”
Martijn ZwemerKotra Logistics
Kotra Logistics is een familiebedrijf opgericht in 1880. De logistiek dienstverlener is uitgegroeid tot specialist in vervoer, opslag en handling van verse en diepgevroren levensmiddelen. Het bedrijf vervoert dagelijks vanuit distributiecentra in Nederland, Frankrijk en Duitsland voor opdrachtgevers uit alle werelddelen. Met 300 eenheden is Kotra Logistics dag en nacht onderweg in Europa.
Met een klantgerichte aanpak werkt Kotra Logistics aan een optimale klantwaardering en leverbetrouwbaarheid. Het bedrijf is de afgelopen 10 jaar koortsachtig gegroeid en dat brengt een berg orders met zich mee. Jaarlijks verwerkt de customer serviceafdeling maar liefst 400.000 orders handmatig. Dat kost heel veel tijd en vraagt veel van de mensen. Zeker wanneer er iemand weg gaat, moeten anderen deze werkzaamheden zich eigen maken.
Martijn Zwemer van Kotra vertelt over de complexiteit van de klantorders: “Dagelijks ontvangen wij veel grote en uitdagende orders. Zo zien wij regelmatig orders van één opdrachtgever met daarachter 80 klanten. Hiervoor moeten wij de orders printen en alles handmatig invoeren en vervolgens de onderdelen bij elkaar optellen. Zeker op piekmomenten zoals bijvoorbeeld tijdens het mosselseizoen piept en kraakt het. Dan is het echt lastig om alle orders tijdig te verwerken.”
Demo met
‘eigen data’
Het was dus echt noodzaak om het orderverwerkingsproces te automatiseren. Tijdens een marktinventarisatie kwam Simply Deliver naar voren. “We hadden Simply al voorbij zien komen op LinkedIn en kenden een concullega die de Automatische Order Invoer-module naar tevredenheid gebruikte. Na contact met Frank Eftemeijer & Mitchel van der Meulen hebben we een demo gekregen met ‘een eigen voorbeeldorder’. We zagen direct dat het automatiseren van orders op deze manier werkt”, vervolgt Martijn.
Klantspecifieke
orderverwerking
Martijn is heel blij met deze flexibele oplossing: “Met automatisch converteren kunnen wij alles klantspecifiek maken. In de logistiek heeft elke klant zo zijn eigen manier van het aanleveren van orders. We zien Excel-, Word- en Pdf-bestanden. Dat maakt voor deze module niets uit. Goederenregels worden uitgelezen conform de instructie. Mocht er een keer een wijziging zijn, dan kunnen we het zelf aanpassen. Het is geweldig dat we nu zelfredzaam zijn en niet meer afhankelijk zijn van softwareleveranciers om een wijziging door te voeren.”
Integratie
met Transpas
“Bij de keuze voor Simply Deliver speelde dat ze een plug & play oplossing bieden met een
standaard integratie naar ons Transpas Enterprise TMS van Art Systems. Orders lopen nu automatisch vanuit de mailbox ons planningssysteem in en we kunnen ook nog eens sneller de orderstatus terugkoppelen. Ook de vele wijzigingen worden aan de hand van referenties automatisch aangepast. Dat geeft zoveel rust binnen de afdeling. Ze kunnen nu letterlijk het hoofd koel houden, ook tijdens piekmomenten”, vertelt Martijn enthousiast.
Al ruim 25%
geautomatiseerd
Kotra Logistics liet er geen gras over groeien en is voortvarend uit de startblokken geschoten. Ze hebben samen met het Simply Deliver-team nu al 5 klanten live gezet en hiermee zijn 100.000 orders geautomatiseerd. Martijn vervolgt: “De implementatie liep bijzonder voorspoedig. Simply Deliver helpt met het inregelen van de eerste 10 klanttemplates en ze leren ons hoe dit moet. Dat betekent dat we straks volledig zelfstandig klanten kunnen onboarden. Het doel is om alle ingaande orders op deze wijze te automatiseren.”
Efficiënter
orderproces
“Wat we nu al zien, is dat mensen tijd krijgen voor andere werkzaamheden. Nu het eerste grote deel van de orders automatisch doorloopt, is er een significante tijdsbesparing gerealiseerd. Omdat de orders sneller verwerkt zijn, kunnen we eerder beginnen met de planning van de wagens. Daar worden onze klanten superblij van. Het is heel simpel: met de Automatische Order Invoer module hebben we een efficiënter orderproces. We zijn hiermee klaar voor toekomstige groei”, besluit Martijn.
Heeft u vragen?
Wij horen graag van u.
Of neem contact op
Heeft u vragen? Neem dan contact op met onze specialist.
Frank Erftemeijer
