KLANTCASUS

De Vrij Logistics: “Met de software van Simply Deliver zijn we helemaal klaar voor e-commerce”

de vrij logistics, ecommerce transport

Home » De Vrij Logistics: “Met de software van Simply Deliver zijn we helemaal klaar voor e-commerce”

Logistiek dienstverlener De Vrij bevindt zich in een transitiefase richting e-commerce. Nu klanten steeds vaker vragen rechtstreeks aan de consument te leveren, stijgt het aantal (kleine) orders, wordt de vraag grilliger en moet de doorlooptijd korter. “Dit gaf een gigantische druk op de organisatie”, vertelt CEO Dennis de Vrij. Het handmatig invoeren van ordergegevens werd een enorme bottleneck in het proces, maar toen kwam het bedrijf met Simply Deliver in contact. “Die boden precies de oplossing die wij op dat moment nodig hadden.”

De Vrij Logistics begon ooit als transportbedrijf, bijna honderd jaar geleden, maar is inmiddels uitgegroeid tot een allround logistiek dienstverlener. Vanuit het hoofdkantoor in Benthuizen, waar het ook voor 20.000 vierkante meter aan magazijnruimte heeft staan, biedt het een breed pallet aan logistieke diensten zoals expeditie, warehousing, distributie en de afhandeling van douaneformaliteiten. “We hebben eigen wagens maar voor veel transportactiviteiten werken we inmiddels met charters”, vertelt Dennis de Vrij die leidinggeeft aan het bedrijf dat door z’n grootvader is opgericht.

Impact e-commerce

De Vrij heeft veel klanten in de nonfood-groothandel voor wie het artikelen op voorraad houdt en de distributie richting de retail verzorgt. “Deze sector is door e-commerce de afgelopen jaren behoorlijk veranderd”, constateert hij. “Consumenten kopen niet meer in de winkel maar laten hun spullen thuis bezorgen en dat gebeurt steeds vaker rechtstreeks vanuit de groothandel. Voor ons als logistieke partij heeft dat een gigantische impact. Ga maar na: waar we eerst vooral in bulk aan retail-dc’s of winkels leverden, moeten we nu ook op itemniveau orders picken en deze via partijen als PostNL of DHL op het thuisadres van de consument laten afleveren.”

Orderinvoer werd bottleneck

Door de transitie naar e-commerce is de dynamiek van het bedrijf flink aan het veranderen en moet de CEO alle zeilen bijzetten om zijn organisatie hierop aan te passen. “Consumenten stellen hoge eisen aan de levertijd dus we moeten sneller schakelen. Maar door de versnippering in orders gaat de werklast juist omhoog. Je moet bijvoorbeeld bij iedere order weer een nieuw afleveradres opvoeren. Ondertussen wordt de vraag ook grilliger. Waar je gemiddeld op een dag 50 orders doet voor een klant, kunnen dat er door een promotie-actie zomaar opeens 250 zijn. Het picken zelf is daarbij nog niet zo’n probleem, daar hebben we genoeg ervaring mee, maar de bottleneck zat ‘m in het administratieve deel van de orderverwerking: het invoeren van gegevens.”

Tikfoutje snel gemaakt

Bij de logistieke dienstverlener komen de meeste orders binnen via email, in de vorm van een pdf. Die moesten vervolgens allemaal met de hand in het warehouse management systeem (WMS) worden gezet. “Hier zat duidelijk onze achilleshiel”, vertelt Dennis de Vrij. “Ik kon er wel extra personeel neerzetten om de pieken op te vangen, maar die hebben dan de rest van de tijd vrijwel niks te doen. Een handmatig proces is niet schaalbaar en bovendien ook foutgevoelig. Klanten hanteren hun eigen artikelcodes die vaak uit een hele trits aan karakters bestaan. Dan is een tikfoutje snel gemaakt, waardoor het hele proces nog weer extra vertraging oploopt en je de fout ook weer moet herstellen.”

Oplossing voor probleem

Toen kwam Dennis de Vrij met Simply Deliver in contact. “Ik kende ze al wel een beetje maar dacht dat ze vooral in de transport management-hoek zaten. Toen kwam ik erachter dat ze ook een applicatie hadden die mogelijk mijn probleem zou kunnen oplossen: de Automatische Order Invoer oplossing. Dit is een order entry tool waarmee je ongestructureerde orderbestanden automatisch kunt overzetten naar welk systeem je maar wilt. In ons geval is dat dus het WMS. Ik kon wel juichen, dit was precies de oplossing die ik nodig had! Omdat het een echte cloudoplossing is betaal je op basis van gebruik; ik hoefde er dus niet eens een grote investering voor te doen.”

Rust in organisatie

Al na twee weken nadat hij z’n handtekening had gezet, had Simply Deliver de converter klaar om voor de eerste klant de orders om te zetten. “De tool is eenvoudig te bedienen en na een kwartiertje hadden onze mensen het onder de knie. Het werkt echt perfect. Je sleept een binnenkomende order gewoon naar de converter en floep, een paar seconden later staat hij als magazijnorder in het WMS. Foutloos! Inmiddels gebruiken we de converter voor de groep klanten die ongeveer 90% van alle orders doet. Dit heeft een enorme rust in onze organisatie gebracht, zelfs op de piekmomenten, want het maakt voor het systeem natuurlijk niet uit of je er nu 10 of 1000 orders tegelijkertijd doorheen haalt.”

Redding tijdens Corona

Achteraf is hij ook heel blij met de timing van het project. Door Corona kwamen een aantal van zijn mensen noodgedwongen thuis te zitten terwijl de vraag in e-commerce juist een nieuw hoogtepunt beleefde. Dennis de Vrij: “De Automatische Order Invoer draait vanuit de cloud dus onze mensen konden er ook vanuit huis prima mee werken. Ik durf nu gerust te stellen dat we er geen half jaar later mee hadden moeten beginnen; dan hadden we de werkdruk niet aangekund. Extra fijn dus dat de mensen van Simply Deliver zo snel konden schakelen en dat je voor hun software vrijwel geen implementatietijd nodig hebt.”

Heeft u vragen?

Neem doormiddel van het onderstaande formulier contact met ons op.

    Of neem contact op

    Heeft u vragen? Neem dan contact op met onze specialist.