De Vries Hallum verdriedubbelt automatische orderverwerking
KLANTCASUS
De Vries Hallum case in het kort
- Groeiende stroom aan inkomende orders
- Veel handmatige werkzaamheden
- Lange werkdagen
- Demo met ‘eigen data’
- Integratie met Transpas
- Oplossing naar EDI
- Van 20% naar 55% automatische orderverwerking
- Besparing van 60 uur per maand
- Doel is 90% automatisch converteren
“Sinds we live zijn hebben we al 22.000 minuten bespaard. Dat is zo’n 60 uur per maand. Die uren moesten we voorheen met het team maken in de vorm van overuren.”
Grytsje PoortingaDe Vries Hallum
De Vries Hallum verzorgt dagelijkse distributie en volle verladingen van deeg-, zoetwaren en verpakkingsmaterialen binnen Nederland en 24 tot 48-uurs leveringen voor België. Daarnaast biedt het familiebedrijf wekelijks meerdere geconditioneerde, gekoelde en diepvriestransporten naar andere landen binnen Europa. Met een modern wagenpark van 80 trekkende eenheden kan De Vries Hallum diverse soorten transporten uitvoeren.
Zoals vele logistieke dienstverleners worstelde de Vries Hallum met de groeiende stroom aan inkomende orders. Customer Service Manager Grytsje Poortinga vertelt over de druk op de organisatie: “De Vries Hallum groeit sterk en dan stropen processen helaas wel eens op. Overdag hadden we veel andere werkzaamheden uit te voeren. Dit betekende dat we vaak aan het einde van de dag nog orders moesten verwerken. Dit resulteerde in onnodig lange werkdagen. Daarom besloten we op zoek te gaan naar een slimme en hedendaagse oplossing.”
Via LinkedIn kwam de Vries Hallum op het spoor van de Automatische Order Invoer module van Simply Deliver. “Wij herkenden ons gewoon in de klantverhalen van Hartman Expeditie en H.Z. Logistics. Het leek wel alsof het over onze orderinvoer ging. We hebben contact gezocht en een afspraak voor een demo gemaakt. We waren direct overtuigd toen we met vooraf opgestuurde orders een demo kregen. Met deze oplossing kan je gewoon snel klantorders automatiseren zonder medewerking van je klanten. Een perfect en flexibel alternatief voor klanten die geen mogelijkheid hebben voor een EDI-koppeling”, benadrukt Grytsje.
Automatisch converteren
naast EDI
In de praktijk is een combinatie van EDI met de AOI-module de norm aan het worden. De Vries Hallum had met een aantal grote klanten reeds een EDI-connectie. Simply Deliver is de oplossing voor klanten die geen mogelijkheid hebben voor EDI. Gelukkig werkt de Vries Hallum met Transpas, één van de TMS-systemen waarmee Simply Deliver standaard integraties heeft.
Dagelijks ontvangt de Vries Hallum een grote stroom aan orders. Het zijn met name de orders die niet altijd op eenzelfde manier binnenkomen die veel werk met zich meebrengen. Grytsje neemt ons mee naar de orderinvoerprocessen: “Orders komen per mail binnen, je kunt denken aan pdf- en Excel bestanden, maar ook gewoon aan platte e-mails. We hebben één klant die dagelijks een orderbestand stuurde waar we zeker een half uur mee bezig waren. Omdat de orders vrij laat in het systeem stonden, kon de planning ook pas vrij laat worden gemaakt.”
Besparing van
60 uur per maand
Grytsje is enorm te spreken over de AOI-module: “Met een eerste set van 10 klanten waren we binnen 4 weken aan de slag. Om het echt goed te krijgen moet je veel orders per klant hebben ingelezen. Het systeem leert regels, zodat orders in het vervolg automatisch aangevuld worden. Nu het staat is het een geweldige oplossing. We hebben veel meer rust op de afdeling. Grote orders waar we vroeger wel twee uur mee bezig waren, lezen we nu binnen 10 minuten in. Sinds we live zijn hebben we al 22.000 minuten bespaard. Dat is zo’n 60 uur per maand. Je kunt je voorstellen dat dit ons heel veel tijd scheelt. Die uren moesten we voorheen met het team maken in de vorm van overuren.”
Een efficiënter
orderplanningsproces
“Wat een groot voordeel is, is dat we geen orderinvoerfouten meer hebben. Bij handmatige invoer kan een typefout leiden tot foutieve informatie in een order met verstrekkende gevolgen. We hebben met deze oplossing het aantal automatisch verwerkte orders binnen enkele maanden verdriedubbeld. Met EDI zijn we tot ongeveer 20% gekomen en nu zitten we al op 55%. Dat is echt een reuzensprong en we zijn nog niet klaar. We gaan nog meer klanten via deze weg automatiseren en hopen door de groeien naar 85-90%. Het scheelt een parttimer en bovendien kunnen wij een betere planning maken omdat de orders in het systeem staan. Ik ben fan van de AOI-module”, besluit Grytsje opgewekt.
Heeft u vragen?
Wij horen graag van u.
Of neem contact op
Heeft u vragen? Neem dan contact op met onze specialist.
Frank Erftemeijer
